Geschenke als Betriebsausgaben

Nicht alle Geschenke sind abzugsfähig

Zu den Betriebsausgaben rechnen nach § 4 Absatz 4 EStG alle Kosten, die in einem unmittelbarem Zusammenhang mit dem Unternehmen des Schenkers stehen. Betriebsausgaben mindern den Gewinn und damit auch die Steuerlast des Unternehmers. Dabei muss berücksichtigt werden, dass nicht jedes Geschenk abzugsfähig ist.

Zu den abzugsfähigen Geschenken zählen im Allgemeinen alle Sach- und Geldgeschenke, für die der Schenker keine Gegenleistung erwartet. Nicht abzugsfähig sind z.B. Warenproben und Werbegeschenke.

Macht der Unternehmer einem Geschäftspartner oder einem Kunden ein Geschenk, möchte er die Geschäftsbeziehung aufrecht erhalten. Aus diesem Grund kann er das für das Geschenk aufgewendete Geld als Betriebausgaben behandeln. Allerdings grenzt der Gesetzgeber die Abzugsfähigkeit auf einen Betrag von 35 Euro jährlich ein.

Ist der schenkende Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigt, orientiert sich die 35 Euro Grenze an dem Nettobetrag. Bei einem Unternehmer, der keine Vorsteuer ziehen darf, geht das Steuerrecht vom Bruttobetrag aus.

Übersteigt der Aufwand für Geschenke an Personen, die keine Arbeitnehmer des Unternehmers sind, insgesamt 35 Euro im Jahr, zählen die Ausgaben in vollem Umfang zu den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben. Auch die enthaltene Umsatzsteuer kann in diesem Fall nicht als Vorsteuer geltend gemacht werden.

Liegen die Ausgaben für die Geschenke an eine Person insgesamt unter 35 Euro im Jahr, kann der Unternehmer sie in vollem Umfang als Betriebsausgaben geltend machen.

Ohne Dokumentation ist kein Betriebsausgabenabzug möglich.

Welche Aufzeichnungspflichten gelten allgemein für Geschenke?

Kosten, die ein Unternehmer für Geschenke aufwendet, müssen speziell aufgezeichnet werden. Dies bedeutet, dass sie betragsunabhängig auf einem separaten Konto in der Finanzbuchhaltung ausgewiesen werden. Vernachlässigt der Unternehmer diese Pflicht, kommt ein Abzug als Betriebsausgabe auch dann nicht in Betracht, wenn die Aufwendungen insgesamt unter einem Bruttobetrag von 35 Euro liegen. 

BEISPIELE:
Aus Anlass des 50. Geburtstages eines Geschäftsfreundes schenkt der Unternehmer diesem ein Buch. Der Gesamtaufwand beträgt 34,90 Euro. Weitere Geschenke erhält der Beschenkte von dem Unternehmer in diesem Jahr nicht. In der Buchhaltung wird der Nettoaufwand unter der Position »sonstige Kosten« verbucht. Die Vorsteuer macht der Unternehmer in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat geltend, in dem er die Ausgabe geleistet hat. 

Die Aufwendungen für das Geschenk stellen Betriebsausgaben dar. Der schenkende Unternehmer pflegt mit dem Geschenk eine Geschäftsbeziehung. Aus diesem Grund sind die Kosten betrieblich veranlasst. Die Einschränkung des § 4 Absatz 5 Nr. 1 EStG kommt hier nicht zum Zug, da der gesamte Aufwand in dem Jahr unter 35 Euro liegt.

Bei einer Betriebsprüfung fällt dieser Sachverhalt dem Betriebsprüfer auf. Er bemängelt, dass das Geschenk buchhalterisch nicht korrekt erfasst wurde. Der Nettobetrag des Geschenks hätte auf dem Konto »abzugsfähige Geschenke« gebucht werden müssen. Da der Unternehmer dies versäumt hat, kann er den Aufwand insgesamt nicht als Betriebsausgabe geltend machen. Dieses Schicksal bezieht sich auch auf die in dem Kaufpreis enthaltene Umsatzsteuer. Der Unternehmer ist nicht berechtigt, diese als Vorsteuer abzuziehen.

Auch der Beschenkte muss sich an steuerliche Regeln halten

Aus steuerlicher Sicht wird der Beschenkte durch das Präsent bereichert. Grundsätzlich muss der Wert der Schenkung versteuert werden. Nicht relevant ist, ob der Schenker die Kosten als Betriebsausgaben geltend machen kann oder nicht.

Der Beschenkte behandelt das Geschenk wie eine Betriebseinnahme, die seinen steuerpflichtigen Gewinn erhöht.

Welche abweichenden Regeln gelten für Arbeitnehmer?

§ 37b EStG ermöglicht es dem Unternehmer, seinen Geschäftspartner teurere Geschenke zu machen, ohne dass die Abzugsfähigkeit der Kosten als Betriebsausgabe infrage gestellt wird. Hierzu versteuert der Unternehmer Geschenke, die über 35 Euro kosten, pauschal mit 30 %.

Wendet ein Unternehmer die Pauschalsteuer für Geschenke an, gilt die Regelung für alle Geschenke, die er in diesem Geschäftsjahr macht. Für die praktische Umsetzung richtet er in der Buchhaltung die Konten »Steuer § 37 b abziehbar« und »Steuer § 37 b nicht abziehbar« ein.

Das erste Konto gilt für Geschenke unter 35 Euro. Diesen Aufwand braucht der Unternehmer nicht pauschal zu versteuern.

Auf dem zweiten Konto werden die Geschenke gebucht, die die 35 Euro Grenze überschreiten. Die Pauschalsteuer von 30 % berücksichtigt das Buchhaltungsprogramm automatisch.

Kann die Besteuerung vermieden werden?

Geschenke an einen Mitarbeiter stellen in der Regel einen geldwerten Vorteil dar. Steuerrechtlich ist dieser geldwerte Vorteil zusätzlicher Arbeitslohn, den der Mitarbeiter der Lohnsteuer unterwerfen muss. Liegen die Aufwendungen für dieses Geschenk bei insgesamt 44 Euro monatlich, profitiert der Arbeitnehmer von der sogenannten Sachzuwendungsfreigrenze. Dies bedeutet, dass er die Zuwendung nicht versteuern muss.

Eine Ausnahme von der Behandlung als geldwerten Vorteil ist laut dem deutschen Steuerrecht möglich, wenn das Geschenk an den Mitarbeiter aus einem persönlichen Anlass erfolgte. Dies kann z.B. der Geburtstag oder die Hochzeit des Arbeitnehmers sein. Auch ein Firmenjubiläum oder die Geburt eines Kindes stuft der Gesetzgeber als Grund ein, das Geschenk an den Arbeitnehmer nicht als geldwerten Vorteil zu besteuern. Geschenke dieser Art sind bis zu einem Betrag von 60 Euro von der Steuer befreit.

In beiden Fällen (bei der 44 Euro Grenze und der 60 Euro Grenze) hat das höchste Finanzgericht – der Bundesfinanzhof – entschieden, dass es sich bei den Geschenken um Sachzuwendungen handeln muss. Die finanzielle Zuwendung an einen Arbeitnehmer wird – unabhängig von der Höhe – immer als Arbeitslohn behandelt und der Lohnsteuer unterworfen.

Dieser Artikel ist nach bestem Wissen und Gewissen recherchiert worden. bei Fragen wenden Sie sich bitte immer an Ihren Steuerberater!